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Organização do tempo no trabalho

31/03/2014 - Por Yara Lampert
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A falta de organização no trabalho altera significativamente a concentração. A desorganização compromete o bom rendimento das tarefas. Muitos profissionais não conseguem realizar todas as atividades devido a grande papelada em sua volta. Já outros desviam a atenção com conversas paralelas.  Conseguir tempo para tudo o que queremos fazer é, principalmente nos dias de hoje, uma das maiores dificuldades para quem quer ter sucesso no mundo dos negócios. O tempo parece fugir por entre os dedos, fazendo com que nunca tenhamos oportunidade para fazermos tudo aquilo que queremos, acumulando tarefas para o dia seguinte. Com isso, surge o efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, para o outro e para o outro.
Para evitar que isso ocorra, especialistas em administração do tempo e produtividade elaboraram programas para melhor aproveitamento, obtendo com isso, maior êxito no trabalho.

Lista de prioridades de todos os dias
"Se algo for opcional não deve ser feito naquele momento. Essas prioridades nunca podem lotar todas as suas horas de trabalho, para você não adiar e se frustrar.  Comece com a primeira prioridade da lista e, enquanto estiver executando, deixe o e-mail e o navegador fechados para ter foco no que está fazendo".
O bom profissional precisa aprender a controlar não só o tempo, mas a ansiedade e sua atenção. Afinal, é gerenciando que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele. No entanto, isso requer treino e disciplina. "Todo mundo sempre reclama que faltam horas no dia e que não consegue ter tempo para fazer tudo que precisa. O problema não é a quantidade de horas que temos, mas sim o uso delas que faz a diferença".

Principais erros cometidos em negligenciar o tempo:
- Não anotar as prioridades;
- Não planejar as tarefas diárias;
- Não priorizar o dia de trabalho, ou seja, fazer o que aparece primeiro;
- Deixar o e-mail aberto, o que aumenta o número de interrupções;
- Deixar que tarefas importantes se tornem urgentes;
- Criar várias agendas e não sincronizá-las;
- Aceitar atividades de ouvido e esquecer-se de anotá-las;
- Não dizer "não" e acreditar que tudo pode ser feito.

Dicas básicas para organizar-se e ter mais tempo no trabalho
Descubra como utiliza seu tempo
Todas as tarefas que você realiza são divididas em três tipos: urgentes (prazo que está curto ou acabou), importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e circunstanciais (que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo). Sabendo a forma como seu tempo é utilizado ajudará você a se planejar. Seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes e eliminar as circunstanciais.

Planeje-se
Ter mais tempo para a vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que
você quer. Esse processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência de, pelo menos, três dias.

Escolha uma ferramenta
Agenda, Iphone, Outlook, Neotriad ou caderno que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

Limite seu horário de trabalho
Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação sair exatamente no seu horário (quando as luzes do escritório são apagadas, por exemplo), com certeza você seria mais centrado e, consequentemente, mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no dia a dia.

Organize seu local de trabalho
Sua papelada, revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações e isso é muito tempo perdido.

Priorize seu dia, todos os dias
Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução.

Dica de Leitura
Steven Covey no seu livro " Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes", conta a história do lenhador que está constantemente a cortar árvores, mas não para um segundo para afiar a sua serra, pois apenas está concentrado em trabalhar. Com mais tempo livre, você terá mais tempo para "afiar a sua serra", conseguindo ser mais produtivo, melhorando as suas técnicas de produção e com isso, ser mais eficiente, melhorando a qualidade do seu trabalho.

http://www.escolafreelancer.com/
7-dicas-para-aprender-a-organizar-o-seu-dia-de-forma-eficiente.
Stefane Braga, Consultora em Tempo e Produtividade.




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